ICT機器を導入し、業務の効率化に取り組んでいます！
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当施設では、「令和6年度 山形市障がい福祉分野におけるICT導入支援事業」を活用し、ノートパソコン・タブレットを導入しました。これにより、記録紙への記入や転記作業が不要となり、業務を効率化しました。
■導入前の課題
・記録を紙ベースで管理・記入していた為、記入者職員の手間が増えていた。
・過去の記録を確認する際にも時間がかかっていた。
■業務効率化のステップ
- 現場で使用する書類等の洗い出し
紙の書類を整理し、パソコンで代替できるものを検討しました。 - クラウドサービス導入の準備
必要なノートパソコンの台数を決定し、ネットワーク環境を確認しました。
（ノートパソコン 6台 / タブレット 2台） - 職員間での意見交換
クラウドサービスの活用方法について話し合い、研修を実施することが決まりました。 - クラウドサービスの研修実施
記録の確認方法や書類整理のルールを定め、職員全員が使えるように改善しました。 - マニュアルの設置
操作方法やルールをまとめたマニュアルを作成し、誰でも活用できる環境を整えました。
■ICT機器導入後の効果
- 現場での入力が可能に
施設外で業務を行う職員にもパソコンを導入し、その場で支援経過を記録できるようになりました。 - 過去の記録を即座に確認
利用者ごとの記録を必要な形式で現場でも確認できるようになり、転記作業が不要になりました。 - データ管理の向上
クラウドに常時バックアップを行い、データの紛失リスクがなくなり、保管場所も不要に。管理が容易になりました。 - 記入ミスの削減
記入漏れや誤記入があった場合でも、簡単に修正できるようになりました。
＜導入による具体的な効果＞
・記入用紙の削減（月間60枚 → 0枚）
・記入時間の短縮（1日120分 × 20日 = 2400分 → 60分 × 20日 = 1200分）
■職員の声
◎良かった点
記録作業が現場で入力でき、データが共有されているので各支援場所から確認できるようになった。誤字・脱字の訂正が可能になり、支援経過記録が見やすくなった。
△悪かった点
記録内容の入力方法を把握できないスタッフがいるため、一部のスタッフが代わりに入力している状況が発生した。
＜今後に向けて＞
定期的な研修の実施
入力作業に関する研修を頻繁に行い、スタッフ間の作業量に偏りが出ないようにする。